Privacy

Privacyverklaring

Kinderopvangflex brengt kinderopvangorganisaties en gecontroleerde uitzendbureaus samen voor invalkrachten. Daarvoor gebruiken we persoonsgegevens. Hier lees je welke, waarom, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en wat je rechten zijn. Versie van 6 oktober 2026.

Wie zijn wij?

Kinderopvangflex (Auxcura, KvK 42156359, Burg. van Heugtenlaan 50, 2911 HA Nieuwerkerk aan den IJssel). Vragen over privacy: privacy@kinderopvangflex.nl.

Voor de accounts van kinderopvangorganisaties en uitzendbureaus en voor onze website zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens van medewerkers (invalkrachten) die een uitzendbureau in Kinderopvangflex zet, is het uitzendbureau verantwoordelijk en zijn wij verwerker: we verwerken die gegevens in opdracht van het bureau, volgens een verwerkersovereenkomst.

Gebruikers: planners, beheerders en intercedenten

• Welke gegevens: naam, e-mailadres, functie, organisatie en rol, de locaties of regio's waarvoor je plant, je wachtwoord (alleen versleuteld), gegevens voor tweestapsverificatie, je meldingsvoorkeuren en favorieten, inlogpogingen, en wat je in de app doet (logboek).
• Waarom: om je te laten inloggen, je de juiste rechten te geven, meldingen te sturen en het platform te beveiligen.
• Grondslag: de overeenkomst met je organisatie, en ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging en een controleerbaar logboek.
• Wie ziet het: collega's binnen je eigen organisatie (naam, functie, rol) en wij als beheerder van het platform. Een andere organisatie ziet alleen je naam bij een dienst, voorstel of contract.
• Hoe lang: zolang je account bestaat; het logboek 2 jaar.

Medewerkers (invalkrachten)

Werk je via een uitzendbureau en gebruik je de medewerkersapp? Dan is je bureau verantwoordelijk voor je gegevens. Wij verwerken ze voor je bureau.

• Welke gegevens: naam, diploma, of je PRK-inschrijving en VOG in orde zijn (alleen ja of nee), babycertificaat, VVE, taalniveau, geldigheid van BHV en EHBO, uurtarief, postcode en huisnummer (voor de reisafstand), e-mailadres en mobiel nummer, je beschikbaarheid, plekken waar je graag werkt, voorstellen, diensten en gewerkte uren.
• Niet: geen BSN, geen volledig adres en geen kopieën van je diploma, VOG of identiteitsbewijs.
• Waarom: om je voor te stellen voor passende diensten, je diensten en uren bij te houden en je meldingen te sturen.
• Wie ziet het: je eigen bureau. Een kinderopvangorganisatie ziet alleen gegevens van medewerkers die voor haar diensten zijn voorgesteld: naam, diploma, kwalificaties, tarief en reiskosten, maar geen contactgegevens.
• Autoplanner: geef je in je app toestemming, dan mag je bureau je automatisch voorstellen voor diensten waarvoor je beschikbaar bent en geschikt bent. Dat gebeurt met vaste, uitlegbare regels (geschikt, beschikbaar, afstand, favoriet), niet met kunstmatige intelligentie. Het is een voorstel: de kinderopvang beslist altijd zelf. Je krijgt bij elk voorstel bericht en kunt de toestemming altijd uitzetten.
• Hoe lang: contact- en appgegevens wissen we 12 maanden na je laatste dienst automatisch. Naam, kwalificaties, diensten, voorstellen en uren bewaren we 7 jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat vraagt; daarna worden ze geanonimiseerd.
• Je rechten oefen je uit bij je bureau. Mail je ons, dan sturen we je verzoek door.

Contactgegevens van organisaties

Bij een aanmelding controleren we de organisatie met openbare gegevens uit het Handelsregister van de KvK, het Landelijk Register Kinderopvang (LRK) en het SNA-register. Uit het LRK gebruiken we het contactadres van een locatie om een nieuwe beheerder te laten bevestigen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om alleen echte organisaties toe te laten. We bewaren dit zolang de organisatie actief is.

Contracten, logboek en feedback

• Contracten: de tekst en per partij naam en functie van wie akkoord gaf, met het tijdstip, als bewijs van de afspraken.
• Logboek: wie wat deed en wanneer, voor controle en beveiliging. Alleen wij kunnen het inzien; we bewaren het 2 jaar.
• Feedback: je bericht, de pagina, de versie, je rol en je browser (kort omschreven), om problemen op te lossen. Bewaard: 2 jaar.

Bezoekers van de website

We gebruiken geen trackingcookies, geen advertentiecookies en geen statistiekendiensten. De site gebruikt alleen cookies die nodig zijn om in te loggen en de app te laten werken; daarvoor is geen toestemming nodig. Onze hostingpartij houdt korte tijd technische logbestanden bij, met onder meer je IP-adres, om de site veilig en bereikbaar te houden.

Met wie delen we gegevens?

We verkopen geen gegevens. We schakelen deze dienstverleners in, met een verwerkersovereenkomst:

• Supabase: database en inloggen. Opslag in de EU.
• Vercel: hosting van de website en app, met servers in de EU. Vercel is een Amerikaans bedrijf; doorgifte buiten de EU is geregeld met het EU-VS-dataprivacykader en standaardcontractbepalingen.
• Lettermint: versturen van e-mails (naam, e-mailadres en de inhoud van het bericht). Nederland.
• Routeplanner (OpenRouteService of TomTom): rijafstand tussen twee punten, zonder naam.
• PDOK (overheid): adres en coördinaten bij een postcode en huisnummer.
• Have I Been Pwned: controle of een wachtwoord eerder is uitgelekt. Je wachtwoord gaat er nooit heen; alleen de eerste vijf tekens van een versleutelde versie.
• Google, Apple en Mozilla: bezorgen van pushmeldingen als je die aanzet. Het bericht is versleuteld.

Daarnaast delen we gegevens als de wet dat verplicht, bijvoorbeeld met de Belastingdienst.

Hoe beveiligen we je gegevens?

Inloggen kan alleen met tweestapsverificatie. Iedereen ziet alleen wat bij de eigen organisatie hoort; dat controleert de database zelf. Verbindingen en opgeslagen gegevens zijn versleuteld. Persoonlijke links van medewerkers bewaren we alleen versleuteld. We wissen gegevens na de genoemde termijnen.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten wissen. Je mag vragen het gebruik te beperken, bezwaar maken tegen gebruik op basis van gerechtvaardigd belang, en je gegevens laten overdragen. Veel zie en wijzig je zelf onder Mijn account. Voor de rest mail je naar privacy@kinderopvangflex.nl. We reageren binnen een maand en vragen je soms om te bevestigen wie je bent.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Gaan we gegevens anders gebruiken, dan passen we deze verklaring aan. Bij belangrijke wijzigingen laten we het gebruikers van Kinderopvangflex vooraf weten.